A Notion egy nehezen kategorizálható, minden egyben platform. Segítségével adatbázisokat, tudástárakat, to-do listákat, produktivitási rendszerek és számtalan egyéb problémára megoldást nyújtó felületet készíthetünk. A Notion számomra 2020 nagy felfedezése, kiváltotta a korábban jegyzeteléshez és projektmenedzsmenthez használt appok jelentős részét és segítségével teljesen új szintre emeltem a személyes tudásmenedzsmentem.
A Notion olyan, mint egy Excellel keresztezett Microsoft Word, amihez hozzáadtak egy csipet Asanat és az egészet egy gombnyomásra Trello táblává alakítható alkalmazássá varázsolták volna. Illetve ennél sokkal több. A Notion egy platform, amit a saját problémáid megoldására alkalmas felületek építésére használhatsz.
A cikkben megosztom veled a felület képességeit és előnyeit, valamint bemutatom hogyan használom én a Notiont szokások követéséhez, célállításhoz, naplóíráshoz, tartalomgyártáshoz és tudásmenedzsment rendszerként.
A Notion legnagyobb előnye: az adatbázisok
A Notion segítségével nem csupán táblázatokat és dokumentumokat készíthetsz, hanem azokat összekapcsolva dinamikusan változó adatbázisokat hozhatsz létre. De mit is értünk adatbázis alatt és miért hasznosabb Notion-be lapátolni az adataidat, mint egy Google Spreadsheet-be?
Az adatbázis alatt esetünkben több összekapcsolt táblázatot értünk. Mindegyik táblázatnak vannak sorai és oszlopai, amelyek egy közös kulcs segítségével összekötésre kerülnek. Táblázatok összekötésével elkerülöd, hogy ugyanazt az információt két különböző táblázatba is fel kelljen vezetned.
Összekapcsolt táblázatokat más programmal is létrehozhatsz, azonban míg az említett Google Spreadsheet esetében bonyolult képletek, gyakran hibára futó scriptek és órákig tartó Stack Overflow böngészés szükséges egy hasonló művelethez, addig a Notion esetében mindez két kattintás.
A Notion nagy előnye, hogy programozói tudás nélkül hozhatsz létre adatbázisokat, amelyeket többek között költségeid nyomon követésére, produktivitási alkalmazásként vagy CRM rendszerként is használhatsz.
Adatbázisok hivatkozása (Linked Databases)
Miután létrehozol egy táblázatot Notion-ben azt beillesztheted bármelyik másik oldalba. Alkalmazhatsz egyedi szűrőket, beállíthatsz más nézetet az új táblázat esetében.
Szerintem a Notion esetében az adatbázisok hivatkozása az egyik leghasznosabb funkció.
A hivatkozott táblázatok segítségével egy felületen láthatod eltérő táblázatok eredményeit, módosíthatod azokat, miközben az eredeti táblázat is a linkelt adatbázissal együtt változik.
A Notion munkafolyamataim jelentős része épít hivatkozott táblázatokra.
Feladataim nyomon követésére létrehoztam egy Feladatlista táblát, amiben a rövid távú céljaimat, teendőimet vezetem. Hétvégi és hónap végi visszatekintésnél hasznos az elvégzett teendők figyelése, illetve a kanban nézetnek is inkább hosszabb időtávon veszem hasznát. De a mindennapokban nem szeretném látni a két hét múlva esedékes teendőket, illetve az elvégzett feladatok sem igazán érdekelnek.
A probléma kiküszöbölésére kínál megoldást a Notion hivatkozott adatbázis funkciója.
A következő az eredeti Feladatlista táblázat kanban nézetben:
Az alábbi lap pedig egy egyedi oldal, a Notion rendszerem kezdőképernyője. Ide hivatkozom egy hétre előre (Határidő szűrő) az el nem végzett tendőket (Státusz szűrő) a Feladatlistából.
Az összekapcsolt hivatkozások azért is nagyszerűek, mert segítségükkel a főoldalon több táblázat szűrt verzióját is meg tudom jeleníteni, így egyszerre láthatom a rövid távú teendőket és a havi célokat.
Relations & Rollups
Nem csak egész táblázatokat lehet szűrni és hivatkozni Notion-ben, hanem oszlopokat is be lehet hívni a Relations & Rollups segítségével.
Személyesen én nem használok olyan bonyolult rendszereket, amikben kihasználnám ezt a két funkciót, de segítségükkel olyan összetett dolgokat vihetünk véghez, mint például egymástól függő teendők hozzáadása a feladatlistához, vagy jegyzetek és projektek táblázatainak összekötése.
Sablonok használata
A Notion lehetővé teszi, hogy elkészített rendszereinket megosszuk másokkal, így nem kell a nulláról felépítenünk minden egyes oldalunkat.
A Notion Template Gallery-ben egy kattintással importálható sablonokat találhatunk, továbbá érdemes Notion útmutatókban megosztott egyedi sablonokra is vadászni. A bemutatott rendszereim nagy részét én is az alap galériából, illetve más bloggerek rendszereiből eszkábáltam össze.
A Tartalomnaptáramat például Thomas Frank Video Project Tracker-ének személyre szabásából hoztam létre.
Mások sablonjainak beépítése mellett belső oldalsablonokat is létrehozhatunk a Notionnel. Bármi, ami ismétlődő manuális munkát igényel megspórolható sablonok segítségével. A Tartalomnaptárban ilyen például a minden egyes projekthez generált oldal, ami tartalmazza a publikálás előtti csekklistát és hasznos forrásokat (stock photo library…).
Az önfejlesztő gyakorlatok mindennapi naplóírásomba való integrálását is sablonokkal oldottam meg. Egy kattintásra legenerálom a különböző gyakorlatok sablonjait, így már csak az üres sorok kitöltésével kell foglalkoznom.
Könyvjelző 2.0 – Notion Web Clipper
Gyakran találok olyan long-form cikkeket, amelyeket szeretnék elolvasni, de az adott pillanatban nincs rá időm. Próbálkoztam a böngésző könyvjelzőivel megoldani a kérdést, használtam évekig a Pocket-et, de egyik sem volt tökéletes.
A könyvjelzőkről gyakran megfeledkeztem, a zsebbe mentett cikkekkel pedig olvasás után nem csináltam semmit. Nem volt helyük, ezért elfelejtettem őket.
A cikkek mellett gyakran látok olyan oldalakat, amelyek egyszerűen érdekesek. Egy menő személyes portfóliónak, egy esztétikus fejlécnek, egy jól megírt headline-nak vagy egy olyan appnak, ami később még kapóra jöhet szintén nem volt helye a rendszeremben.
A nehézségek kiküszöbölésére létrehoztam két különböző adatbázist a velem szembe jövő tartalmak kezelésére:
- Olvasólista: Ide kerülnek azok a cikkek, videók, tweetek, amiket úgy találom érdemes elolvasni-megnézni. Ha a tartalom különösen jó, akkor később kijegyzetelem a lényegét.
- Érdekes oldalak: Minden olyan tartalom, amivel nincs teendőm, csupán teszik, esetleg később hasznos lehet.
Az oldalakat, vagyis az URL címeket pedig a Notion böngészőbővítményének segítségével helyezem el a két adatbázis egyikében.
A Notion Web Clipper (Firefox / Chrome) egy extra ikonnal gazdagítja a böngésző eszközsávát, amire kattintva kiválaszthatjuk melyik táblázatba kerüljön az URL, amelyet épp böngészünk.
Így mentek el későbbre egy long-form cikket például:
Mentés után az URL bekerül egy táblázatba, aminek az előre elkészített változóit kitöltöm a későbbi visszakereshetőség miatt.
A Name oszlopban lévő mezők egyedi oldalak, amelyekre kattintva személyre szabhatjuk a többi mezőt, illetve egyedi tartalmat adhatunk meg. Ezekre az egyedi oldalakra szoktam beilleszteni kedvenc idézeteimet és ide szoktam jegyzetelni is.
Az Érdekes oldalak táblám is hasonlóan működik egy-két módosítással. Ezekről az oldalakról nem készítek jegyzetet, inkább felcímkézem őket aszerint, hogy miért mentettem el, és mire használhatom fel később ezeket a weblapokat.
A Notion és Web Clipper lényegesen hatékonyabbá tették az képernyőhöz köthető tartalomfogyasztásomat. Nem csak elmentem az érdekes tartalmakat, hanem egy később is visszakereshető struktúrába rendezem azokat, miközben rövid összefoglalókat írok róluk.
Nézetek és egyedi megjelenés
Notion adatainkat nem csak színes táblázatokként jeleníthetjük meg, hanem naptár, kanban és galéria nézetekbe is rendezhetjük. A különböző nézetek a táblázatokon túlmutató funkciókat tesznek elérhetővé.
A Tartalomgyártási naptáromat szeretem szűrve táblázatként kezelni. Egyszerre maximum egy-két cikken dolgozom, így a következő lépés általában világos, nem szükséges átlátni az egész havi naptárt.
Nem úgy a Feladatlistával, ahol folyamatban lévő és el nem kezdett taskokat is vezetek. Ilyenkor kapóra jön a kanban nézet (vagy board view).
Ha különösen fontos az időpont / dátum szerepe egy adatbázisunkban, akkor építhetünk a Notion naptár nézetére is. Cikkek tervezésénél igyekszem minden hétre legalább egy tartalmat időzíteni, aminek ellenőrzése egy vizuálisan erre tervezett felületen sokkal hatékonyabb. Nem mellesleg utána egy kattintással válhatunk vissza kedvenc nézetünkre.
Az utolsó eddig be nem mutatott nézet pedig a galéria.
A galéria nézetre építem a tudásmenedzsment rendszerem könyveket feldolgozó szeletét. Olvasmányötletek, jegyzetek, címkék és kategóriák is megférnek galéria nézetben, miközben megjeleníthetünk könyborítókat is. A galéria nézettel vizuálisan megnyerővé varázsolhatunk bármilyen adatbázist, különösen ha képeket is használunk változóként.
Miért lehet hasznos még a galéria nézet? Mert átláthatóvá és könnyen elérhetővé tesz fontos információkat. Bár az útmutatóban nem térek ki részletesen rá, azonban Notion oldalainkat másokkal is megoszthatjuk és folyamatleírásokat, belső céges wikit is készíthetünk segítségével.
A galéria nézet ezekben az esetekben egy száz soros táblázatnál kevésbé letaglózó.
Fejléc és ikonok
Szeretek úgy gondolni a Notion-re, mint egy eszközre, amivel működő és esztétikus megoldásokat hozhatsz létre saját problémáid kezelésére. Az esztétikus megoldások építését pedig személyre szabható elemek is elősegítik.
Minden oldalhoz és aloldalhoz egyedi ikont és fejlécet adhatsz hozzá, az oldal tartalmát pedig más szövegszerkesztőkben megismert megoldások szerint formázhatod (félkör, dőlt, aláhúzott betűk; címsorok; felsorolások; idézetek…).
A Notion különösen jól kezeli a beágyazott tartalmakat.
- Google Drive linkek,
- Youtube videók,
- Github elemek,
- kódrészletek,
- saját fájlok
is esztétikusan megjeleníthetőek oldalainkon.
Mit szeretek még a Notion-ben?
- Webapp és Mobilapp: Laptopon és mobilon is használhatod a Notiont-t, a szinkronizáció gyors és a mobilapp is használható. Korábban Evernote-al próbálkoztam mobilon jegyzetelni, de használhatatlanul lassúnak éreztem az appot. A Roam Research esetében pedig még mobilapp sem volt sokáig.
- Közösség: Sok különböző ember használja a Notion-t és hihetetlen rendszereket építenek vele. Inspirálódhatunk mások táblái alapján, de néhány alkotó még a sablonját is megosztja velünk, amit szabadon használhatunk.
- Egyszerűen bonyolult: Regisztráció után egyszerűen tudunk oldalakat, táblázatokat létrehozni. A lapok testreszabása is szinte magától értetődő, azonban a Notion valódi erősségeinek kihasználása időt és gyakorlást igényel. Ehhez pedig részletes útmutatókat találunk a Notion Youtube csatornáján. Én sem használom ki a Notion minden egyes funkcióját, de egy-kicsit mindig csiszolok tábláimon, amint valami újat tanulok.
- Univerzális: Korábban Basecamp-ben vezettem a feladataimat, Habitbull-lal követtem a kialakítandó szokásokat, Evernote és Roam Research egyvelegét használtam jegyzetelésre és Pocket-tel mentettem el cikkeket. Jelenleg az összes említett appot kiváltom a Notion-el. Legtöbbször nincs szükségem a speciális app összes funkciójára, csupán egy alaptevékenységet akarok végrehajtani velük. Ezt pedig legtöbbször helyettesíteni tudja a Notion.
Mit csinálhatsz Notionnel?
A cikkben már mutattam egy-két példát arra, hogy én mire használom a Notiont. Most pedig az app további hasznos felhasználási módjait mutatom be.
A következőképp néz ki a Notion főmenüje nálam. A főbb fülek alatt találhatóak egyedi táblák is. Nézzünk egy-két konkrét példát.
Szokáskövető
Atomi Szokások című könyvében ír James Clear a szokások követésének előnyeiről. A naptárba vésett X-ekkel a jó magatartást jutalmazzuk, következetes fejlődésünk pedig újabb motivációs lökettel szolgál az adott szokás gyakorlásához.
Több szokáskövető app elérhető online, azonban a James Clear által javasolt rendszerhez igazából egy két oszlopos táblázat is elég (vagy egy füzet).
Vezessük a napot, és az elsajátítandó szokást, az oszlopok és sorok metszetébe pedig tegyünk egy kipipálható boxot. A Notion sablonok között pedig elérhető pontoson ez a megoldás. Így használom én:
Költések követése
Sokan Excel táblát vagy Google Spreadsheetet használnak költéseik követésére. Én ezt is Notionben oldom meg. Bár a jelenlegi rendszerem aligha nyújt többet, mint amit egy Excel tábla, cserében egy helyen van minden infó és célok tervezésekor is csak egy kattintásra vannak pénzügyi adataim.
A Revolut és más fintech cégek elérhetővé tették már az automatikus költségkategorizálást, azonban a más kártyával történő fizetést és a készpénzes fizetéseket ők sem tudják kezelni.
A szolgáltatótól letöltött havi tranzakciólistát (XLS fájl) egyszerűen bemásolom egy Notion táblába, hozzáadok egy Költség típusa oszlopot, majd címkék szerint kategorikusan látom is a költéseimet. Minden hónap egy külön aloldalt kap, így az összesítésnél egy helyen látom a havi bevétel / kiadás változásokat is.
Személyes tudástár
A Notion Web Clipper bekezdésben említettem az Olvasólistát, az Érdekes oldalakat, a nézeteknél pedig a Könyveket.
A három kategória mellett van még egy Gyors jegyzet oldalam is.
A célja egyszerű: minden olyan ötlet, gondolat gyors lejegyzetelését lehetővé teszi, ami nem fér bele a három másik kategóriába, esetleg tényleg csak egy mondat vagy egy idézet.
Ide kerülnek aloldalként a bevásárlólisták is (checklist elemként könnyebb nyomon követni vettem-e csirkefarhátat).
Feladatlista & Naplóírás
Kettő, már szintén említett oldal.
…és a journaling sablon:
Hogyan vágj bele a Notion használatába?
Ha úgy érzed, hogy a Notion számodra is hasznos lehet, akkor IDE kattintva regisztrálhatsz. Korábban 1000 blokkban volt korlátozva a nem fizető felhasználók “kerete”, de májusban eltörölték ezt a megkötést, így szinte korlátlanul használhatod az appot.
Ingyenes fiók tulajdonosaként 5 külső vendéggel oszthatod meg oldalaidat. A fizetős verzióhoz korlátlan vendégszám, verziótörténet és API hozzáférés jár pluszban.
Hasznos források
Ugyancsak egy magyarul ritkán feldolgozott téma a Notion használata, így angol nyelvű segédleteket és tartalomgyártókat tudok a figyelmedbe ajánlani.
- Notion – Youtube: Az app hivatalos Youtube csatornája, ahol az alap funkciók néhány perces bemutatásán túl vendégelőadók tartanak több órás workshopokat.
- August Bradley: Haladó Notion rendszereket készít, amelyekbe coaching eszközöket épít be. Kizárólag Notion videókat találhatunk a csatornáján, ahol “életének operációs rendszerét” hozza létre a programmal.
- Thomas Frank: A több,mint 2 millió feliratkozóval rendelkező produktivitás youtuber két videóban foglalkozik a Notion-el. Ebben a videóban a videó gyártási folyamatát mutatja be, míg egy másikban a jegyzetelési megoldásait.
- Stuart Carter: Videójában 50 perces túra keretében mutatja be életének Notion lenyomatát a tartalomgyártó. Több ötletet csentem el Stuarttól, majd építettem fel magam Notion-ben. Az egyik legéletszagúbb Notion tutorial az övé.
Szeretnél több tartalmat a Notion használatáról?
Iratkozz fel az OlvasóListára és értesülj a legújabb tartalmakról első kézből!
Ezek a cikkek is érdekelhetnek:
ez hasznos volt, köszönöm 🙂