A kanban tábla nem csak az szoftverfejlesztők és projektmenedzserek kiváltsága. Bárki használhatja teendőinek vizualizálására és sürgős-fontos projektjeinek kézben tartására. Nézzük meg hogyan!
A kanban módszer a lean módszertan részeként a gyárak termelékenységét hivatott javítani a JIT (juts-in-time: szükséges terméket a szükséges mennyiségben és a szükséges időben kell gyártani) folyamatok optimalizálásával.
A kanban japán szó jelentése tábla, jel, így amikor a kanban módszerről beszélünk, akkor a kanban tábláról is beszélünk, ami a módszer elengedhetetlen eleme, lényege.
Manapság leginkább agilis csapatok használják a szoftverfejlesztésben a kanban módszert, de a rendszer egyszerűsége miatt elemeit bármilyen más területen lehet alkalmazni. Egy hétvégi kirándulás megtervezéséhez vagy épp teendőlistánk menedzseléséhez is sokat hozzá tud tenni egy kanban tábla.
A kanban tábla két leggyakrabban említett előnye a vizualizáció és a priorizálás segítése. A teendőid színes-stagos megjelenítésével egy kanban tábla segít átlátni mi történik és a sokszor végtelen teendők listáját kevésbé frusztrálóvá, menedzselhetővé alakítja.
A folyamatban lévő elemek korlátozásával (egyszerre csak meghatározott számú, általában 3 kártyán dolgozhatsz), ez pedig fontossági sorrend felállítására késztet bennünket.
A kanban tábla használatának előnyei
- Átlátható és vizuálisan megnyerő rendszer csúnya teendők kezelésére.
- Egy kanban tábla segít, hogy a megfelelő feladaton, a megfelelő időben dolgozz.
- Segít felsimerni miért csinálunk adott tevékenységeket.
- A folyamatban lévő kártyák korlátozásával csökkenti a kontextus változtatás okozta stresszhatást és a kiégés kockázatát.
- Megtanít folyamatokban gondolkodni, felsimerni rossz mintáinkat, optimalizálni munkánkat.
A kanban tábla elemei
A kanban táblát számtalan területen használják, így az egyszerű tábláktól a komplex rendszerekig többféle értelmezéssel találkozhatunk.
Egyszerű kanban
Jim Benson, a Personal Kanban szezője szerint egy kanban táblának két funkciót kell ellátnia:
- vizualizálni a munkádat
- korlátozni a folyamatban lévő teendőket
A munkafolyamat állomásai alapján különböző oszlopokat hozunk létre.
A legegyszerűbb kanban tábla három változót használ:
- Teendő
- Folyamatban lévő
- Befejezett
A tábla kanban kártyákat tartalmaz. Egy kártya egy elemet jelöl. Ez lehet egy teendő, egy tétel a bevásárlólistán, egy közösségi média bejegyzés, vagy amire csak gondolni tudsz.
Először minden kártyát a “Teendő” oszlop alá rendelünk.
Korlátozzuk a “Folyamatban lévő” oszlopban lévő kártyák számát (a guruk max három kártyát javasolnak), majd ha végeztünk egy feladattal, a kártyáját a befejezett oszlopba húzzuk.
Ez a kanban tábla lényege, a többi értelmezés is ezekből az alapokból indul ki, ezekhez ad hozzá extra elemeket, amelyek néhány esetben hatékonyabbá teszik a rendszert nagy csapatok számára, máskor pedig a priorizálást segítik.
Nézzünk hát egy másik értelmezést:
Öt elemű kanban tábla
David Anderson menedzsment tanácsadó egy összetettebb kanban táblát vázol. Bár elsősorban technológiai cégek csapataira szabta rendszerét a Kanban Maturity Model könyv szerzője, alapelvei azonban még mindig kellően egyszerűek, hogy bármilyen másik esetre alkalmazni tudjuk.
David szerint egy kanban táblának öt elemet kell tartalmaznia:
1. Vizuális jelek
A kanban táblára minden egy kártya formájában kerül kerül fel. Egy kártya egy, a projekthez köthető elemet jelenít meg.
A tábla vizuális jellege segít neked és másoknak is egyszerűen megérteni mi az, amin jelenleg dolgozol, milyen teendőkkel értél el haladást és mi vár még rád.
2. Oszlopok
A kártyák, teendők egy munkafolyamaton mennek keresztül, aminek állomásait különböző oszlopok jelölik.
Ezek a fázisok legegyszerűbb esetben a teendő, a folyamatban és a kész. Az oszlopok száma tetszőlegesen bővülhet annak fényében, hogy milyen extra fázis segítheti a munkánkat.
Amikor a kanbant blogolásra használom akkor ötlet, kutatás, írás, ellenőrzés és publikálva oszlopok között mozgatom az ötletcsírát egészen az épkézláb irományig.
3. Folyamatban lévő kártyák számának korlátozása
David Anderson szerint érdemes a folyamatban lévő oszlophoz (WIP – Work-In-Progress) tartozó kártyák számát maximalizálni. Javaslata szerint nem érdemes háromnál több teendőn dolgozni egyszerre.
A WIP kártyák számának limitálása meggátolja, hogy olyan vállalásokat tegyünk, amit fenntartható módon nem tudunk teljesíteni, így véd meg ez az apró szabály a kiégéstől.
4. Az elhatározás pillanata
Teendőink száma végtelenül hosszú lehet, de az egyik legfontosabb pont a kanban tábla használata során, amikor elkötelezzük magunkat egy teendő / ötlet megvalósítása mellett.
Amikor a teendőt a folyamatban oszlopba húzzuk át azt röviden az elhatározás pillanataként nevezzük.
Ez a priorizálás pillanata, amihez önmagában egy kanban tábla nem túl sok távpontot biztosít. Ilyenkor érdemes olyan időmenedzsment praktikákhoz fordulni, mint például az eisenhower mátrix.
5. A kézbesítési pont
A kézbesítési pont a pillanat, amikor a kártya az utolsó oszlopba kerül.
Done, kész, publikálva, elintézve.
Egy gyárban kíméletlenül megpróbálnák optimalizálni az elhatározás pillanata és a kézbesítési pont között eltett időt. Nem érdemes túltolni a biciklit, ha személyes célokra használjuk kanban táblánkat, viszont érdemes figyelni rá, hogy egy kártya se vesztegeljen sokáig a két pont között.
A folyamatban lévő kártyák korlátozása miatt egy halogatott teendő más, akár fontosabb feladatoktól veszi el az időt és figyelmet. Néha érdemes visszafelé mozgatni a kártyákat, esetleg egy kuka oszlopba mozdítani a nem fontos – nem sürgős feladatokat.
Példák kanban táblára
Az, hogy milyen környezetben használjuk a kanban táblát és milyen komplex folyamatot ábrázolunk segítségével nagyban meghatározza milyen típusú táblát érdemes felállítanunk.
Fizikai kanban táblák
Mozgással járó helyzetekben, vagy olyan esetben, amikor egy laptop használata környezetidegen lenne, érdemes egy egyenes felületen kijelölni oszlopainkat, post-it jegyzeteket vagy mágneseket mozgósítani.
Workshopok, karácsonyi ajándékcsomagolások vagy apró webshop rendeléseinek menedzselésére talán hatékonyabb is, mint digitális ikertestvére.
A fizikai kanban tábla előnye, hogy mindig szem előtt van. Látványosabb, valahogy nagyobb sikerélményt nyújt mozgatni a kártyákat egy fizikailag is megfogható táblán.
Hátránya, hogy nem képes a kártya történetét, a teendő kontextusát átadni. Nem tudsz előzményeket, Slack-beszélgetéseket, vázlatokat linkelni egy post-ithez.
Ha hybrid vagy remote csapatként használsz kanban táblát, akkor pedig végképp elveszíti a fizikai tábla a felsorolt előnyeit.
Digitális kanban táblák
Hamarabb találkoztam képernyőn megjelenített kanban táblával, mint mágneses táblára ragasztott post-it verziójával és ezzel talán sokan vannak így.
Trello
Talán az egyik legismertebb digitális kanban megvalósítására alkalmas szoftver a Trello. Egyszerű folyamatok vizualizálására tökéletesen alkalmas, színes-szagos és könnyen átlátható, a programmal először találkozónak is érthető.
Hívtak már meg konferencia szervezéséhez létrehozott Trello táblához, menedzseltünk SEO projektet Trelloban, de saját hobbiprojekteknek is készítettem indokolatlanul színes boardokat.
Hozz létre egy teendő, folyamatban és kész oszlopot, töltsd fel feladatokkal és készen állsz a Trello-Kanban csodára.
A kártyákhoz hosszú leírásokat adhatsz hozzá, csatolmányokat, határidőt és felelőst, így csapatoknak is ideális.
A Trello egy elég jó program, ha kanban táblát szeretnél személyes célokra.
Korábban én is számtalan célra használtam, például egy blog tartalmainak menedzselésére, ahogy a fenti példa mutatja.
Notion
Jelenleg Notiont használok teendőlistámként, a gyakorlati megvalósítást pedig egy beépített Kanban tábla nézettel menedzselem.
Faékegyszerű a rendszerem, amivel elégedett is vagyok. Ezért is daráltam le vele 427 teendőt az elmúlt két évben.
Kezdésként státusznak hozzáadtam a kanban három kötelező fázisát (To do, Doing, done) és létrehoztam egy board nézetet. Következő pontként egy dátum változót definiáltam, a Határidőt.
És valójában itt véget is ért a változók sora.
Két év használat során bekerült még a “Rejected” és a “Valamikor talán” státusz. Ha valami túl sokáig vesztegel a “Folyamatban” oszlopban és semmi hatása nem lenne a törtlésének, akkor törlés helyett kap egy “Rejected” státuszt és nem foglalkozok vele többé.
A “Valamikor talán” pedig ennek a fontos, de nem sürgős ikertestvére.
Még egy csavar van a rendszeremben. GTD módszert követek és heti felosztásokban gondolkodom. Ehhez egy Határidő filtert adtam hozzá, ami csak az adott heti kártyákat mutatja.
Próbálom korlátozni a Folyamatban lévő kártyákat, de erre automatizmust nem állítottam még fel és a gyakorlatban néha becsúszik több kártya.
Nekem ez a rendszer bevált a maga egyszerűségével együtt.
További kanban tippek
- Törekedj a hasonló méretű kártyákra, ha szükséges bonts alkotórészeire egy nagy teendőt. Például egy cikk írása a kutatástól a publikálásig több napos folyamat számomra. Nem igazán összehasonlítható egy öt perces teendővel. Hogy közelítsem a kettőt méretben és ne egy kártyán üljek napokig, részfeladatokra bontottam a folyamatot: kutatás, írás, szerkesztés, publikálás.
- A kanban nem megoldás mindenre. Attól, hogy kanbant használsz nem feltétlenül leszel eredményesebb. Ha a rossz teendőkön dolgozol, akkor csupán gyorsabban fogsz elérni valami hiúsági metrikát.
- Csoportosíts feladatokat! Néhány kanban használónak nagyszerűen bevált teendőik csoportosítása és azok egymásutániban való elvégzése. A legtöbb digitális kanban táblán ezt egy egyszerű extra tulajdonság hozzáadásával vagy színkóddal lehet megoldani.
- Priorizálj! Egyszerűen vannak olyan teendők, amelyeken nem kellene dolgoznunk, míg a többi kártya között is érdemes fontossági sorrendet felállítanunk. A kanban gondolkodásra késztet fontosságot illetően, viszont nekünk kell felállítanunk ezt a sorrendet.
- Tekints az elvégzett teendőkre! Egyrész elégedettséggel tölt el egy hatékony hétre visszatekinteni, másrészt sokat tanulhatunk ezekből a visszatekintésekből. Biztosan a megfelelő teendőkön dolgoztunk? Belefért volna több a hétbe, esetleg túlhajszoltuk magunkat? Találunk ismétlődő teendőket, amit tudunk automatizálni?
A kanban tábla egy egyszerű eszköz terveid menedzseléséhez. Használhatod egy fizikai táblán vagy egy szoftverrel, alapelvei ugyanazok maradnak és tetszés szerint bővítheted rendszered.
Érdemes más produktivitási praktikákkal és módszerekkel kombinálni, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki a kanban módszerből.