A Kaizen egy japán szó, jelentése: „változtatni jó” vagy „folyamatos fejlődés”. A kaizen módszer lényege, hogy apró, fokozatos változásokkal hosszú távon jelentős fejlődést érhetünk el.
Bár a kaizen alkalmazásának sikertörténetei az üzleti életből, komplex folyamatokkal dolgozó gyárakból származnak, azonban a kaizen, mint filozófia az egyéni hatékonyság és eredményesség növelésére is használható.
A kaizen elsődleges célja a hatékonyság, a temelékenység és a minőség fejlesztése a javításra szoruló folyamatok azonosításával és optimalizálásával. Ez az optimalizálás pedig hosszú távon, lépésről lépésre elvégezve jelentős eredményekhez vezet.
Nekem a kaizen sokat segített úgy hosszú távon gondolkodni, hogy nem spórolom ki a mindennapi munkát és az apró fejlesztéseket. Gyakran türelmetlen vagyok és túl hamar várok eredményeket önmagamtól.
James Clear Atomi szokások című könyvében van egy ábra, ami jól szemlélteti, hogy apró szokásbeli változásoknak milyen jelentős hatásai lehetnek már akár egy éves időtávon belül, ugyanis:
„Ha minden nap csupán 1%-al válsz jobbá, akkor egy év alatt 37-szer jobb leszel.”
A 37-szer jobb éned elérésében pedig nem csak a helyes szokások kialakítása, hanem a kaizen módszer is segíthet. Ebben a cikkben a kaizen egyéni teljesítményre gyakorolt hatásáról fogunk beszélni, hétköznapi példákkal és konkrét javaslatokkal.
Ez azt is jelenti, hogy csak a személyes hatékonyság szempontjából fontos elemeit fogjuk érinteni a kaizennek, így ha céges környezetben szeretnéd használni a módszert, akkor az interneten található számtalan remek projektmenedzsmentes kaizen tartalom testhezállóbb lesz számodra.
A kaizen története
A második világháború után Japán romokban hevert. Látszólag esélytelen helyzetből kellett a japán vállalatoknak a globális piacon labdába rúgó szereplővé kinőniük magukat egy korlátozott erőforrásokkal rendelkező szigetországban.
A győztes amerikaiak a Marshall-terv részeként tudásmegosztással segítették a japán vállalatokat, így került 1949-ben W. Edwards Deming közgazdász Japánba. Deming elméleti előadásokat, tréningeket tartott japán vállalatok számára, amivel olyan innovatív módszertanok magjait is elvetette, mint a kaizen módszer.
A kaizen módszert, azonban a Taiichi Ohno vezette Toyota tökéletesítette. A Toyota termelési rendszer (TPS) a felesleg csökkentését, a standadizált munkavégzést és a folyamatos fejlődést tűzte ki célul. A TPS, aminek egyik fő alapköve a kaizen volt, világraszóló sikert hozott a Toyotának. A Toyota sikere után más japán iparágakban is terjedni kezdett a kaizen, majd globális fogalommá vált (csakúgy, mint a kanban).
A folyamatos fejlődést népszerüsítő kaizen miután meghódította világszerte a vállalati szektort más területekre is átszivárgott. Így esett meg, hogy számtalan könyvet írtak a kaizen önfejlesztő stratégiaként történő alkalmazásáról is.
A továbbiakban mi is ebben merülünk mélyebbre.
A kaizen alapelvei
A kaizen főbb alapelvei mind a folyamatos fejlődést támogatják. Az össze alapelv végső célja, hogy folyamatosan alkalmazott apró változtatások útján hatékonyabban, jobb eredményeket érjünk el.
Néhány kaizen alapelv:
- Folyamatos fejlődés: A kaizen középpontjában a folyamatos fejlődés áll. Ezt a fejlődést pedig inkább fokozatos változtatások útján, hosszú távon kívánják elérni, mintsem a tökéletes megoldást hajkurászva egyetlen nagy váloztatással.
- A felesleg minimalizálása: A kaizen magában foglalja a felesleg minimalizálását a különböző folyamatainkban és rendszereinkben. A felesleg jelentkezhet elpocsékolt időként, erőforrásként vagy felesleges erőfeszítésként. A felesleg minimalizálásával hatékonyabbak lehetünk az eredmény szempontjából fontos feladatokban.
- Kis Lépesek: A nagy, mindent feje tetejére állító változások helyett a kaizen a könnyen kezelhető, apró lépésenként történő optimalizációt népszerüsíti. Ez a hozzáállás csökkenti az ellenállást és segít az eredmények pontos mérésében.
- Adatvezérelt Döntéshozatal: A kaizen ciklus első lépcsőjeként egy adatokra támaszkodó tervet hozunk létre, amelynek sikerességét a célszámunkhoz viszonyított teljesítményünk határozza meg.
- Szabványosított Folyamatok: A folyamatok dokumentálása és a legjobb praktikák lejegyzése segítenek, hogy a tudásunkhoz képest a lehető legoptimálisabb módon végezzük el a feladatot és a sikeresen bevezetett apró változtatások idővel is a folyamat részét képezik.
- Hosszútávú Gondolkodás: A kaizen alkalmazása elhivatottságot és következetességet igényel, ugyanis valódi hatást hosszú távon tud kifejteni. A kaizen nem a gyors változások módszere.
A PDCA ciklus
A kaizen ciklus egy keretrendszer, ami segít a gyakorlatba átültetni a kaizen módszer folyamatos fejlődést célzó alapelveit. A ciklus négy lépcsőből áll, amelyek mindegyikének célja a folyamatok, szolgáltatások és egyének fejlesztése az idő múlásával.
A kaizen ciklus lépcsői:
- Tervezés (Plan): Tervezés során meghatározzuk a javításra szoruló problémat vagy kiaknázásra váró lehetőséget. Ezután mérhető célokat tűzünk ki és hozzálátunk az adatgyűjtéshez, ami alapján egy fejlesztési tervet készítünk.
- Cselekvés (Do): A terv elkészülte után következik az előző lépés során felvázolt változtatások végrehajtása. A kaizen ezen szakasza bátorítja a javasolt változtatások kis léptékű végrehajtását, aminek hasznos eszközei lehetnek a kísérletek.
- Ellenőriz (Check): A változtatások végrehajtása után következik a tervben a választott mérőszámunk terveben meghatározott kívánatos végcéljának és aktuális eredményeinknek összehasonlítása.
- Beavatkozás (Act): A kaizen ciklus utolsó lépcsőjeként az ellenőrzés során felszínre kerülő tanulságok alapján végezzük el a következő lépéseket. Ha a cselekvés sikeres volt, akkor a változás méretét növeljük (például életünk más területein is bevezetjük…). Ha a Cselekvés nem érte el a kívánt hatást, akkor pedig új tervet készítünk.
A kaizen vagy másnéven pdca ciklus folyamatos fejlődést tesz lehetővé a ciklus ismételt teljesítésével, új tervek létrehozásával. Ez a lépcsőkre bontott folyamat lehetővé teszi, hogy fenntartható módon vezessünk be változásokat az életünkbe és mérjük azok hatásait.
A pdca ciklus a kaizen egyik alapvető keretrendszere, ami a korábban említett W. Edwards Deming minőségirányítási szakértő nevéhez fűződik. Deming az üzleti folyamatok optimalizálására hozta létre a keretrendszert, de az számtalan más területen is alkalmazható.
Így segíthet téged a kaizen módszer
A folyamatos fejlődés filozófiája összhangban van több aktuálisan népszerű produktivitási iskolával. A korábban jellemző reggelre Ferrarit manifesztáló és látástól vakulásig a „nagy dobást” kergető gurukkal ellentétben a kaizen az önfejlesztés egy fenntartható, mégis hatásos alternatíváját vázolja.
Nem újévi fogadalmakban és teljesíthetetlen célokban, hanem apró tesztekben és jobb folyamatokban, szokásokban gondolkodik a kaizen.
Ugyanakkor ez nem az jelenti, hogy a kaizen módszer keblünkre ölelése egyet jelent a teát szürcsölő semmittevéssel és a céltalansággal. A kaizen ciklus részét képezi az adatvezérelt célállítás és az eredmények alapján történő korrekció. Ahhoz, hogy eredményeket érjünk el igenis keményen kell dolgoznunk a kaizen kontextusában is, csupán sok apró lehetőséget tesztelve, mintsem egy lapra feltéve mindent.
A felesleg elleni harc keretében a kaizen segít, hogy hatékonyabbak legyünk és ugyanazt a feladatot a felesleges sallangok nélkül, hasonló hatékonysággal, de kevesebb idő alatt végezzük el.
Nem utolsó sorban pedig a kaizen fejleszti az alkalmazkodóképességünket. Míg egy nagy változás hónapokra előre megtervezett tervét egy csapással keresztül húzhatja egy, a környezetben bekövetkező változás (COVID, AI…), addig a kaizen folyamatosan eredményeket értékelő és új apró fejlesztésekbe bocsátkozó folyamatába belesimulhat a környezet változása.
Így segített engem és másokat a kaizen
Beszéltünk a kaizen történetéről, alapelvekeről, egy gyakorlatban használható keretrendszerről, de hogyan áll ez össze a gyakorlatban és mit lehet a kaizennel elérni?
Hozok pár történetet erre:
Mr. Beast tanácsadójának kaizen tippje
Paddy Galloway egy népszerű Youtube tanácsadó, aki olyan ügyfeleknek segített a következő szintre emelni a Youtube csatornájukat, mint Mr. Beast vagy Noah Kagan. Paddy pár éve a legnagyobb csatornák sikerének elemzésével kezdte a karrierjét, de ügyfeleinek eredményei alapján úgy tűnik megfejtette az algoritmus titkát és azt a gyakorlatban is tudja alkalmazni.
Szerencsénkre elég aktív Twitteren, így betekintést nyerhetünk mit ajánl egy top Youtube-tanácsadó a zöldfülű sikerre ácsingózó tartalomgyártóknak.
Egy Twitter threadéből idézek, ahol a Youtube siker receptjét foglalja össze 7 pontban:
- Barátkozz össze sok hasonló méretű alkotóval
- Töltsetek néhány órát naponta a Youtube tanulásával videóhívásban
- Tanuld ki a Photoshopot, a videóvágást és a történetmesélést
- Ne vegyél fel külső segítséget, amíg nem tanultad ki az alapokat
- Tegyél közzé egy videót hetente. Minden héten. Ne hagyd ki.
- Minden videóból írj le 3 tanulságot, alkalmazd őket.
- Csináld ezt 1 évig, majd értékeld, aztán csináld még egy évig.
Különösen a három utolsó pont releváns számunkra:
- publikálj sokat (több lehetőség tanulásra)
- írj le 3 tanulságot (elemezd az eredményeidet és tanulj belőlük)
- csináld ezt hosszú távon (folyamatos fejlődés)
A legtöbb online platformon, ahol egy minőségi szintet meg kell ugornod a jelentős eredmények eléréséért, ott nélkülözhetetlen a sok apró lépés (tartalom), azok eredményeiből való tanulás és a tanultak alkalmazása a következő tartalmaknál.
Nem csak azért fontos ez a kaizen ciklus-szerű folyamat a tartalomgyártásnál, mert az algoritmus büntetné az új belépőket, hanem azért mert a kezdők tartalma egyszerűen nem olyan jó, így képes úgy lekötni a nézőket, mint egy több száz videóval a háta mögött kamerához leülő veterán.
Kaizen Fitness
Hoztam egy személyes kaizen sztorit is, amivel talán többen tudtok kapcsolódni. Ez pedig egy könnyen felcsúszot pár kiló nehéz leadásának története.
Szeretek mozogni és szeretek enni. Viszont, amikor Barcelonába költöztem, a két beilleszkedéssel töltött hónapban nem edzettem. Mivel a gasztronómia iránti szeretetemek volt időm hódolni, így a kalóriamérleg nyelve gyorsan a másik irányba billent és rövid idő alatt felcsúszott 5kg.
Amikor leszállt a por találtam egy konditermet, elkezdtem újra heti három alkalommal edzeni, de valami nem működött. 2 hónap edzés után sem ment le az a pár felszedett kiló és meg is állt a súlyom.
Nem vagyok híve a drasztikus változásoknak, különösen ha az egészségemről van szó. Jobban szeretem a lassú építkezést, így ezt a kihívást is a már meglévő alapokhoz társított apró változásokkal oldottam meg:
- növeltem az edzések számát heti négyre,
- kenyér és pékáruk helyett kerestem alternatívákat,
- elkezdtem futni,
- száműztem a kalóriatartalmú italokat és csak vizet ittam.
Ezeket a változásokat apránként, egyesével vezettem be, közben pedig mértem a súlyomat, hogy valós képet kapjak arról, mi működik és mi nem. Amikor egy változás mer nem jelentett minusz kilókat, akkor hozzáadtam egy újabb elemet.
Önmagában egyik változás sem volt drasztikus, viszont együtt segítettek elérni a célomat.
Hogyan építheted be a kaizent az életedbe?
A kaizen hétköznapokba történő beépítése hozzájárulhat személyes fejlődésedhez és segíthet céljaid elérésében. Hoztam pár gyakorlati példát, hogyan érdemes a kaizen alapelveket megfogható szokásokkás alakítani:
- Tűzz ki mérhető célokat: A kaizen akkor igazán hatékony, ha a számtalan apró változás hatását mérni tudod egy sarkcsillag mérőszámmal. Ez lehet egy kívánt testsúly kilogrammban kifejezve. vagy egy forintosított bevételi cél a vállalkozásoddal.
- Gondolkodj naponta, elemezz hetente: A nap végén gondolkodj el mit tettél a cél elérése érdekében. A hét zárásaként pedig nézd meg milyen hatása volt a tettteidnek.
- Jegyezz fel vagy naplózz: A naplóírás a kedvenc univerzális önfejlesztési technikám, de nem kell hosszú oldalakat írnod minden nap, hogy a segítségedre legyen. A kaizen egy hosszú folyamat és megesik, hogy elfelejtjük honnan indultunk. Az út közben felvetődött gondolataink, érzéseink lejegyzése sokat segíthet a hosszú távú eredményeink értékelésében.
- Kérj visszajelzést: Ahhoz, hogy a kaizen kifejtse hatását sok apró változtatásra van szükségünk, amikkel gyakran még ötletelés szinten is nehéz magunktól előjönni. A johari ablak óta tudjuk, hogy személyiségünknek van egy része, amire egyszerűen nem látunk rá, így érdemes külső szemlélők véleményét kikérnünk. Kérjük ki mások véleményét a kaizen-kalandunkról, kérdezzük meg milyen változásokat látnak és milyen tanácsuk, változtatási ötletük van, amit akalmazni tudunk.
A kaizen segít hosszú távon gondolkodni és reális közelségbe hozza grandiózus céljainkat is.
A cikkben igyekeztem a kaizen módszer alapelveit és gyakorlati alkalmazását bemutatni, ugyanakkor érdemesnek tartom megjegyezni, hogy a módszernek gazdag szakirodalma van és sokkal komplexebb megoldásokkal dolgozik, különösen a gyártás területén.
Ha szeretnél jobban elmerülni a kaizen módszer lehetséges alkalmazási területeiben, akkor a következő forrásokat ajánlom.
Kaizen könyvek
- Imai Maszaaki: KAIZEN stratégia: A japán üzleti tanácsadó és a kaizen filozófia egyik leghangosabb népszerüsítőjének könyvében vegyíti a filozófiát a gyakorlati példákkal. Bemutatja a kaizen alapelveit, majd példákat hoz annak alkalmazására japán vállalatoktól. Elsősorban üzleti könyv, de gyakorlatias megközelítése miatt számos olyan praktikát csenhetünk el, amit más környezetben is alkalmazhatunk.
- K. Jeffrey Liker – A Toyota-módszer: Ez a könyv azokat az elveket és gyakorlatokat tárja fel, amelyek a Toyotát a folyamatos fejlesztés és a Lean gyártás vezetőjévé tették. Elmélyül a Kaizen filozófiájában, és valós példákat mutat be a Toyota működéséből.
- Robert Maurer – Kaizen – Változz félelem nélkül!: Az utolsó javasolt forrás pedig a kaizen saját életünkben való alkalmazásáról szól. Mauer ír róla, hogyan segít a kaizen a nagy kihívások okozta félelem leküzdésében, hangsúlyozza a kis lépések jelentőségét, megoszt olyan gyakorlati tippeket mint az öt másodperces szabály, illetve ugyancsak bemutatja a kaizen alapjait.
Négy éve küldök a blog elkötelezett olvasóinak egy hetente jelentkező levelet, az OlvasóListát. A kaizen segítségével sok apró változtatást eszközöltem ezeken a leveleken. Többször változtattam a témán, vizuálisan megnyerőbbé, és publikusan olvashatóvá tettem a leveleket.
Ha szeretnéd megnézni mi lett a hírlevél kaizen folyamat eredménye, akkor itt tudsz beleolvasni a levelekbe.
Ha pedig szeretnél hetente egy személyes fejlődésről, könyvekről és érdekes gondolatokról szóló levelet kapni, akkor az alábbi űrlap kitöltésével tudsz feliratkozni: