GTD Módszer: Útmutató a Stresszmentes Hatékonysághoz

A GTD módszer a teendők feljegyzéséből, rendszerezéséből, majd elvégzésük utáni reflektálásból álló produktivitási módszertan, ami úgy növeli használója hatékonyságát, hogy közben csökkenti a rá zúduló stresszt.

David Allen produktivitási tanácsadó fejlesztette ki a GTD módszertanát, ami a Getting Things Done rövidítése. Az időgazdálkodási tippeken túlmutató eszköz középpontjában a “dolgok elintézése” áll. 

A kutatásokon alapuló, finomhangolt GTD módszer alapjai ugyan nem változtak, azonban a GTD könyv aktualizált verziója választ nyújt a 2001-es első kiadás óta felmerülő kérdésekre (tudásmunka felértékelődése, önmenedzselés, home office, online eszközök…) is.

David Allen Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD című könyve a Getting Things Done módszer bibliája.

A könyvben felvázolt rendszer sablonos vázát, kedvenc eszközeimet és személyes véleményemet osztom meg veled.

Miért hasznos a GTD módszer?

Az önszervezés nélkülözhetetlen

Sokaknak a produktivitás fellegvárát a határidőnaplók jelentik, amibe mindent felírnak, így mindenre emlékeznek. A határidőnaplók nagy lépést jelentettek az önszervezés felé, de ezek az eszközök is csak egy, a munka világában bekövetkező átalakulásra reagáltak.

Az automatizálás és gépek térnyerése mellett egyre kisebb szükség volt alacsony hozzáadott értékű munkát végző emberekre, majd megjelentek összetett, kevésbé egyértelmű munkakörök.

A gyártósorról kiemelt melósoknak új kihívásokkal kellett megbirkózni egyértelmű iránymutatás és az idejüket beosztó felettesek nélkül.

Számukra a határidőnapló jelentette a szent grált.

A 20. században felerősödő folyamatok, azonban ma sem álltak meg, csupán gyorsabbak, globálisabbak lettek és kiélezettebbé vált a verseny. 

A GTD módszerre tekinthetünk úgy, mint egy határidőnaplóra szteroidokon.

A végtelen stressz ellenszere

Egy varázs-határidőnaplóba sem fér bele több teendő, mint amennyit a nap 24 órájában el tudunk végezni. A vállalásaink azonban elrugaszkodtak a valóságtól. Egyre több dolgot tudunk elvégezni, azonban ezzel egyenesen arányosan egyre több újabb teendőt is vállalunk.

Többet vállalunk, mint pár évtizeddel korábban és ezzel a sok vállalásunkkal nem tudunk megbírkózni.

A GTD módszertan a teendők rendszerezésével, priorizálásával, néha a feladatok visszautasításával, máskor elnapolásával úgy képes csökkenteni a vállalásaink jelentette stresszt, hogy segít azok elvégzésében is.

Felkészít a folyamatos változásra

Az egyre összetettebb és egyre több feladat mellett még meg kell birkózni azzal is, hogy terveink többségével mozgó célpontra lövünk.

Nincs biztos sikert kínáló recept, vagy tuti állás. 

Ma már szinte elképzelhetetlen, hogy valaki ugyanazt a munkát végezze negyven éven át. Szerencsés esetben egy személy munkaköréhöz tartozó feladatai változnak, rosszabb esetben automatizálják feladatait, esetleg a piaci változások kényszerítik új kihívások keresésére.

Biztos pontot jelent a folyamatos változásban egy rendszer, ami teendőktől, céloktól és víziótól függetlenül képes támogatni bennünket.

A GTD módszer alapját képező könyv már több, mint húsz éve jelent meg először, de a rendszer alapjai mit sem változtak azóta. 

„Elégedetten nyugtáztam ugyanis, hogy mindaz, amit az első kiadásban írtam a stresszmentes hatékonyság elméletéről és gyakorlatáról, még ma is érvényes, és várhatóan a jövőben is az marad.”

David Allen

A GTD módszer lépései

A stresszmentes hatékonysághoz David Allen öt egyszerű lépésen keresztül vezet el bennünket. Bár leírva ezek a lépések egyszerűnek tűnhetnek (legtöbbször valóban azok is), de épp ez a jó a GTD-ben. 

Nem egy túlgondolt és túlbonyolított technikát akar eladni nekünk alkotója, hanem minden egyes lépés okkal került bele az egyenletbe.

A GTD módszer öt pillére pedig:

1. Rögzítés
2. Tisztázás
3. Rendszerezés
4. Reflektálás
5. Cselekvés

1. Rögzítés

• Hány teendőt tartasz a fejedben? 
• Hányra fogsz holnap emlékezni és hányat fogsz valóban elvégezni? 

Ezek mind releváns kérdések, de teendőink és vállalásaink rögzítésének hatékonyságunk növelése mellett van egy további hallatlan előnye:

• befejezetlen dolgaink rögzítése csökkenti az elménkre irányuló terhelést.

Dr. Roy Baumgartner kutatásai alapján tudjuk, hogy a befejezetlen dolgok mind helyet követelnek maguknak az elménkben. Agyunk kapacitását ideális esetben nem to-do listánk egymástól független tételeinek memorizálására, hanem mintafelismerés alapján gondolatok ébresztésére érdemes használnunk.

Ha felírjuk teendőnket, akkor több hely marad más gondolatoknak.

Bár a teendők rögzítésének önmagában is van értelme, az azt követő cselekvés nélkül csupán frusztrációt szül a végtelen to-do listák gyártása.

Ha túllendültünk az első ponton és papírra vetettük vagy felvezettük kedvenc produktivitás appunkba vállalásainkat, akkor következő lépésként ideje eldönteni, mivel is érdemes valóban foglalkozni közülük.

2. Tisztázás

A tisztázás során döntjük el, hogy mit kezdjünk a rögzített tételekkel, vagy ahogy a GTD könyvben gyakran olvashatjuk “bejövőirat-tartónk tartalmával”.

Mi is ez?

Rendszerünkbe érkező tételekről (e-mail, névjegykártya, meghívó) először el kell döntenünk mi is valójában. Első lépésként tehát érdemes értelmezni a sokszor nem egyértelmű, teendőnek álcázott értesítéseket és társait.

Van-e vele teendő?

Bár teendőfokuszúra sikerült a GTD módszer felvezetése, azonban David Allen minden olyan bejövő információ feldolgozására és tárolására alkalmasnak gondolja rendszerét, amellyel csak találkozunk a hétköznapokban.

A teendőt nem igénylő anyagokat három további kategóriába érdemes sorolni:

• Kuka: levélszemét, később sem szükséges információ
• Pihentetendő anyagok: valamikor / talán listába, időzítő mappába illő elemek
• Referenciaanyagok: szükség esetén kereshető tételek

Mi a következő lépés?

Ha teendőt igényel a rögzített elem, akkor egy csavarral ugyan, de ismét három lehetőségünk adódik. 

Még a tisztázás fázisában megismerkedünk a két perces szabállyal. 

A két perces szabály értelmében, ha egy teendő kevesebb, mint két percet vesz igénybe, akkor azt érdemes azonnal elvégezni. Egyrészt az adminisztrálása több időt venne igénybe, mint maga a feladat, másrészt így a valóban értelmezhető méretű és fontos feladatokra tudunk koncentrálni a következő GTD szakaszok során.

A két percnél kevesebbet igénylő teendők mellett két másik út elérhető a tisztázás alatt:

• Végezzük el! (Ha kevesebb, mint két percet igényel.)
• Delegáljuk! (Ha nem mi vagyunk a legalkalmasabb személyek a végrehajtására.)
• Halasszuk el! (Helyezzük el a feladatot a rendszerünkben és térjünk vissza rá később.)

3. Rendszerezés

Rendszerezés során kontextust társítunk elemeinkhez, hogy azokat minél kevesebb gondolkodással tudjuk elvégezni. Ilyen kontextust nyújthat a feladat elvégzéséhez szükséges eszközök / helyek címkeként való feljegyzése.

Léteznek olyan feladatok, amelyekhez laptopunkra van szükségünk (prezentáció készítés), másokat csak otthon tudjuk elvégezni (garázs takarítása), és vannak telefont igénylő feladatok (időpontfoglalás). Ha ezeket a kritériumokat feljegyezzük, akkor a feladatlistát később elővéve nem szükséges gondolkodnunk azon, hogy lopott percekben, telefonnal a kezünkben mivel tudunk foglalkozni.

A GTD könyvben David Allen számtalan egyéb javasolt címkét oszt meg velünk (Megbeszélendők, Várok rá elemek…), de a címkék igazából saját magunktól függenek, olyan megkülönböztetéseket érdemes használni, ami bennünket segít.

A rendszerezés leghangsúlyosabb elemeként kezeli a GTD módszertan a listákat.

David Allen szerint, ha csak egy 25 teendőből álló listánk van, akkor nem érdemes vesződni további allisták készítésével, azonban legtöbbször nem ez a helyzet.

Gyakoriak az olyan, önmagukban több, mint huszonöt teendőre rúgó “projektek”, mint egy konferencia szervezése, ház felújítása vagy egy új szoftver bevezetése. 

Három-féle projektlistát hozhatunk létre

• problémák (elromlott a mosógép)
• folyamatok fejlesztése (új számlázóprogram bevezetése)
• fejlődést segítő és kreatív kifejezőkészséget kibontakoztató lehetőségek (meg akarok tanulni főzni)

A listák rendet visznek a káoszba, így készítésüket David Allen békeidőben – amikor nincs különösebb teendő velük – is javasolja.

Projektlisták mellett hasznunkra válhatnak különböző ellenőrző listák készítése, amelyek automatikussá tesznek folyamatokat. Ilyen lehet edzéstervünk feljegyzése, az év végi teendők listája, vagy a karácsonyi vacsora menetrendje.

Mappák, e-mail, naptár

Rendszerünkbe nem csak feladatok érkeznek, hanem egyértelmű teendővel nem bíró, mégis fontos információk is. Kaphatunk egy érdekes hírlevelet e-mail fiókunkba vagy találhatunk egy hasznos cikket az interneten, amelyek az elolvasáson kívül nem igényelnek más cselekvést. 

Online postafiókunkba érkezhetnek még hivatalos iratok, számlák és megőrizni érdemes tételek, amelyek később referencia anyagként szolgálhatnak viszont kötelezettséget nem generálnak.

Teendőink karbantartása mellett e-mail fiókunk rendberakására, az inbox zero elérésére és a tételek kategorizálására is javaslatot tesz David Allen módszere.

A levelezőprogramok és a különböző to-do appok mellett naptárunk használatára sarkall a GTD.

A teendők közül érdemes áthelyezni az időponttal bíró eseményeket, elfogadott meghívókat naptárunkba, hogy semmiképp sem feledkezzünk el róluk és listánkat se terheljék feleslegesen az extra teendővel nem bíró események.

4. Reflektálás

“Sok évet töltöttem ennek kutatásával, és elemeztem ügyfeleim személyes rendszerét. Ennek során rájöttem, hogy a folyamat fenntarthatóságának kulcsa a heti áttekintés.”

David Allen

A GTD módszer elsőre bonyolultnak tűnő elemeit nehéz egy rendszerként használni és valóban hasznát is venni. A módszer megalkotója, David Allen szerint a rendszert sikeresen használók és a GTD-be bicskájukat beletörők közötti legfontosabb különbség a heti áttekintés. 

A heti áttekintés biztosítja a rendszer fenntarthatóságát és olyan tanulságokkal szolgál, amelyeket a címkékkel és teendőkkel zsonglőrködve nem látunk. A heti áttekintés során madártávlatból tekintünk az elmúlt időszakra, összegyűjtjük az elvarratlan szálakat, elismerjük a haladást vagy épp tudomásul vesszük megakadásunkat és felkészülünk a következő hétre.

A heti áttekintés során figyelembe venni érdemes szempontok, kérdések:

• A fontos projektek fókuszban vannak/voltak-e?
• Apró, nem fontos feladatokkal zsonglőrködtünk vagy nagyobb célokhoz hozzájáruló feladatokon dolgoztunk?
• Milyen elvarratlan szálak maradtak az elmúlt hétről?
• Milyen e-mail, kötelezettségvállalás, jegyzet nem került be a rendszerbe?
• Csináljunk egy elmesöprést, írjunk ki minden eszünkbe jutó teendőt!
• Nézzük át a következő lépések listát!
• Tekintsük át hosszú távú céljainkat és projektlistánkat!

David Allen szerint legalább két év szükséges ahhoz, hogy valaki megfelelő szinten elsajátítsa a GTD módszert. A produktivitás egy maraton, nem egy sprint, ezért érdemes a GTD egyik legértékesebb elemével, a heti áttekintéssel növelni sikerünk valószínűségét.

5. Cselekvés

Kezünkben egy rendszerezett, címkézett lista.

Mihez kezdjünk most?

A GTD módszer három modellel segít az ideális következő lépés kiválasztásában:

Modell a pillanatban elvégzendő munka meghatározásához

A négy változós modell a környezet, a rendelkezésre álló időn, energiaszintünk és prioritásaink alapján segít kiválasztani a helyzethez legjobban illő teendőket.

• Kontextus: Egy adott pillanatban mi korlátozhatja tevékenységünket? Van-e nálunk számítógép? Otthoni vagy irodai feladat?
• Rendelkezésre álló idő: Mikor kell valami mást csinálni? Belefér addig a feladat?
• Rendelkezésre álló energia
• Prioritások: Mi az adott pillanatban a fontosabb?

A feladatok három fajtája

A feladatok típusa alapján is mankót kínál a GTD módszer. 

Bár nagyszerűen tervezhetünk előre a korábbi lépések segítségével, a módszer alkotója szerint ettől függetlenül előnyben részesítjük a sürgős, de nem fontos feladatokat, és időnk nagy részét az Eisenhower mátrix második negyedében töltjük.

Egy hirtelen beeső feladat izgalmas, váratlan és jól meghatározott, ellentétben feladatlistánk kiszámítható elemeivel vagy projektjeink kidolgozásra váró teendőivel. Ez ugyanakkor nem hatékony, mert valódi céljainkkal így nem fogunk haladni, csupán a hatékonyság látszatát keltjük.

Érdemes ezért a feladat típusát is figyelembe venni a Cselekvés fázisában:

• Előre meghatározott munkát végzünk: következő lépések listáját követjük.
• Éppen felmerülő munkát végzünk: váratlanul beeső feladatot csinálunk.
• Meghatározzuk a munkánkat: bejövő irattartó alapján priorizálunk és választunk munkát.

Hatszintű modell a fókusz megőrzése érdekében

Azért is javaslom a GTD könyv elolvasását, mert a módszertől teljesen független eszközöket, önfejlesztő gyakorlatokat is találhatunk a kötetben, amiket a GTD rendszer többi elemétől függetlenül hasznosíthatunk.

Ilyen a hatszintű modell is. 

A GTD egyébként is túlmutat a napi teendőkön, de a hatszintű modell bemutatásával biztosak lehetünk benne, hogy nem csak kipipált rubrikák lesznek nap végén a munkánk eredményei, hanem valóban haladunk valami számunkra fontos dolog felé.

A könyvben felvázolt hat szint:

• Alapszint: aktuális teendők
• 1. horizont: aktuális projektek
• 2. horizont: fókuszterületek és felelősségi körök
• 3. horizont: célok – mit szeretnénk elérni egy-két éven belül?
• 4. horizont: jövőkép – három-öt év távlatában hol szeretnénk lenni?
• 5. horizont: küldetés és elvek – Miért van szükség ránk vagy a cégünkre?

Tervezés

Míg a GTD módszer lépései konkrét teendőkkel és azok megvalósításával (vagy kukázásával, delegálásával, későbbre halasztásával) foglalkoznak, addig szükségünk van megfelelő tervezésre, hogy a rendszer olajozottan működjön.

Problémákhoz keresünk teendőket, projektekhez írunk projekt listákat, ötletbörzét csinálunk. 

A könyvben David Allen számtalan eszközt mutat be és javasol, ami segítségünkre lehet a tervezésnél. Ilyen például a gondolattérkép, a flip chartok, vázlat készítő programok, jegyzettömbök és gyűrűs mappák.

Tipikus tervezési hibaként a túltervezést jelöli meg a GTD módszer atyja.

Érdemes lazábban tervezni David Allen szerint, mivel úgyis beesnek újabb teendők. Ugyanakkor a lazább tervezés mellett hasznos gyakrabban is tervezni, hogy le tudjuk követni rendszerünk változásait.

Véleményem a GTD módszerről

Bár szigorúan vett GTD utam elején vagyok, a David Allen által leírt rendszer különböző elemeit azonban évek óta használom. A gondolatok és teendők lejegyzése nem jelentett újdonságot, mivel a Zettelkasten módszerrel hosszú ideje mindennapjaim része a rögzítés.

Számomra a legnagyobb hozzáadott értéke a reflektáló kérdéseknek, és a könyv kontextusából kiragadva is alkalmazható eszközöknek volt. A listák sulykolásával pedig elkezdtem messzebbre tervezni, olyan dolgokra is akadt időm és energiám, amikre korábban egyáltalán nem is gondoltam.

Tudok mesélni ugyanakkor a GTD módszer hátulütőiről is. 

A teendők leírása és szem előtt tartása rosszul is elsülhet, ugyanis minden egyes feladat egy ígéret önmagunk felé. Ha nem végezzük el azt, akkor könnyen elveszítjük az önmagunkba vetett bizalmunkat is. Többször is félretettem a GTD módszer használatához készített Notion tábláimat és felhagytam teendőim követésével ilyen bizalomvesztés miatt.

Veszélyes, ha leírjuk mit szeretnénk elérni, mert akkor azt is pontosan tudni fogjuk, ha nem érjük azt el.

Hogyan vágj bele a GTD-be?

A legkézenfekvőbb módszer a GTD módszer részleteinek megismerésének a magyar nyelven is elérhető Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD könyv elolvasása. Bár korábban több cikket és videót elolvastam a GTD-ről, mégis kellett a könyv, hogy egy nagy egészként tudjak tekinteni a rendszerre.

Ugyanakkor nem volt életem olvasmánya David Allen kötete. 

Az alapokat jól elmagyarázza a szerző, viszont a kötet fele felesleges anekdota, a részletek túlbonyolítása és személyfüggő példák felsorolása.

Túl papírközpontúnak is találtam a GTD könyvet.

E-mailt kinyomtatni csak azért, hogy iktassuk és egy irattartóba helyezzük, szerintem nettó hülyeség, de lehet idővel megváltozik erről a véleményem.

Ettől függetlenül javaslom a könyv elolvasását, mert egyszerűen ez a legjobb forrás a GTD módszer megismeréséhez. 

Ha esetleg kíváncsi arra, hogyan használom én a GTD módszert, akkor iratkozz fel az OlvasóListára! Tervezek a GTD hétköznapi részleteiről, a saját rendszeremről, gtd appokról és a Zettelkasten GTD-vel való ötvözéséről egy hosszabb cikket.