Eisenhower mátrix: nem minden fontos, ami sürgős

Hétfő reggel a hét legkaotikusabb időszaka. Az előző hétről megmaradt feladatok, a hétvégén összegyűlt újabb kötelezettségek, és egy-két idejekorán érkezett hajnali e-mail is vár rád. 

Tudod, hogy nem fér bele a napodba minden. Elkészíted a to-do listet, de utána mi legyen? A feladatok priorizálásában segít az Eisenhower mátrix.

A módszert az USA 34. elnöke, a hatékonyságáról híres Dwight D. Eisenhower használta. Eisenhower két hivatali ciklusa alatt létrehozta a DARPA-t (Egyesült Államok Védelmi Minisztériumának kutatásokért felelős részlege), amelynek az internetet köszönhetjük, lefektette a NASA alapjait, fellépett a faji megkülönböztetés ellen, és a hidegháború során folyamatosan kordában tartotta a Szovjetuniót (Eisenhower-doktrína).

Hogyan vitt véghez ennyi nagy jelentőségű projektet Eisenhower? 

Először is az amerikai elnök (sok utódjával ellentétben) erősen támaszkodott szakértő tanácsadóira és gyakran delegált feladatokat. 

Az elnök priorizálási rendszerét részletesen Stephen Covey író mutatta be és tette népszerűvé.

Mi az Eisenhower mátrix lényege?

A módszer segítségével a feladatokat két tulajdonság szerint osztályozzuk.

A fontosság és sürgősség mértéke szerint értékeljük a feladatokat, majd egy négy részes mátrixot rajzolunk, ahová besoroljuk azokat.

Bár hajlamosak vagyunk minden teendőt egyaránt fontosnak és sürgősnek gondolni, a valóságban azonban lehet csak mások szemszögéből igaz ez az adott feladatra. Nekünk mindig a saját prioritásainkat érdemes figyelembe vennünk.

Olyan világban élünk, amikor a sürgős szívesen ölti magára a fontos ruháját. Főképp sokaknak, akik, ha valami fontos, szívesen állnak elénk, hogy az nekik sürgős. Pedig ezer sürgős dologból sok nem is fontos.

Pál Feri atya
eisenhower mátrix

#1 Fontos és sürgős – Csináld meg!

A fontos és sürgős feladatok bármiféle priorizálási rendszer nélkül is általában a feladatlistánk élére kerülnek. Az Eisenhower mátrix alkalmazásával ezek a feladatok prioritást élveznek, érdemes ezekkel a feladatokkal kezdeni a napot és mielőbb végére érni a fontos és sürgős teendőknek.

Milyen teendőkre gondolunk a fontos-sürgős címke alatt? 

Ez mindenki számára más és más, akár ugyanazon feladat eltérő napokon való priorizálása is más eredményt hozhat.

Nekem azok számítanak fontos és sürgős feladatoknak, amelyek vagy azonnali reakciót igényelnek és létezésükkel más feladatok elvégzését gátolják (például: időpontfoglalás fogorvoshoz sajgó fogam miatt), vagy amiknek halogatásukkal hosszú távú céljaim kerülnek veszélybe (például: ha a héten péntekig szeretnék publikálni egy cikket, akkor a cikkhez szükséges kutatást szerdáig el kell végeznem. Míg ez a feladat kedden még fontos és nem sürgős, addig szerdán a további halasztás már veszélyeztetné a cikk elkészültét).

fontos és sürgős feladatok

#2 Sürgős és kevésbé fontos – Delegáld!

A sürgős, de kevésbé fontos feladatok tipikusan a kevés hozzáadott értéket igénylő teendők, amelyek gyakran nem igényelnek sok szaktudást. Egyszerűen át kell verekednünk magunkat ezeken a taskokom és lehetőleg minél hamarabb.

Stephen Covey tanácsa szerint az ilyen típusú feladatokat érdemes delegálnunk. Nem mindenkinek áll azonban rendelkezésére Eisenhoweréhez hasonló szakértői csapat. De pánikra semmi ok. Szűkös erőforrásokkal is hatékonyan lehet menedzselni a sürgős, de kevésbé fontos feladatokat.

Delegálni nem csak embereknek tudunk feladatokat. A számtalan életünket megkönnyítő szoftver és gép segítségével a tipikusan delegálandó feladatokat napjainkban könnyen tudjuk automatizálni

A mosogatás számomra egy sürgős, de kevésbé fontos feladat, amelyet egy mosogatógép parádésan el tud végezni. Minden nap posztolnod kell a közösségi médiában? Lehetőséged van előre megírni a posztokat és beidőzítheted azokat különböző programokkal (vagy delegálhatod a bejegyzések írását is egy szakinak).

sürgős és nem fontos feladatok az eisenhower mátrixban

#3 Fontos és nem sürgős – Tervezd be!

Szobafestés? Új honlap készítése? Új projekt indítása? Régóta halogatott online kurzus befejezése?

Mindegyik fontos, de nem sürgős feladat. Meg kell csinálnunk, de nem feltétlenül a mai nap. A Pató Pál úr jellegű feladatokkal a legnagyobb probléma, hogy a feladatlistára kerülve könnyen feledésbe merülnek.

Az elfeledés elkerülése végett érdemes betervezni az ilyen típusú feladatokat, mind időt, mind erőforrást rendelve hozzájuk. Bár az Asana, Todoist és egyéb nagyszerű appok segítségével határidőt rendelhetünk később esedékes feladatainkhoz, de egy egyszerű Google Calendar esemény is megteszi, hogy biztosan emlékezzünk a később esedékes feladatra.

A fontos-nem sürgős feladatok folyamatosan versengenek a sürgős-nem fontos társaikkal. Míg a sürgős feladatok az orrunk előtt vannak, addig a kevésbé sürgetőek következményeit nem látjuk olyan markánsan. Az új honlap készítése nélküli potenciális bevételkiesést se nem látjuk, se nem érezzük az adott pillanatban, de a mosatlan edények kézzelfoghatóak.

Hogyan lehet mégis időt szakítani a fontos feladatokra? A nem fontos-sürgős feladatokat delegálás és automatizáció mellett sokszor egyszerűen vissza is utasíthatjuk.

fontos és nem sürgős feladatok

#4 Nem sürgős és nem fontos – Töröld vagy napold el!

Amíg a három másik dobozban találunk feladatokat, addig a nem sürgős és nem fontos blokkal nem érdemes foglalkozni. A teendőlistáról kihúzhatjuk vagy később viszatérhetünk az ütemezésükhöz.

A korábban fontosnak talált, de kevésbé megtérülő feladatok is könnyen végezhetik a legkisebb prioritással bíró dobozban. Ha egy ismétlődő feladat megtérülése alacsony és mégis időigényes, akkor érdemes elgondolkodni a teendő törléséről.

Sokáig háromszor néztem át egy cikket helyesírási hibák és elütések után kutatva. Ez cikkenként legjobb esetben is 20 perc pluszmunkát vett igénybe, de a kétszer és háromszor ellenőrzött szövegek között nem vettem észre érdemi különbséget. 

A harmadik ellenőrzési kör elhagyásával ugyan néhány elütéssel több fedezhető fel az írásaimban, de a felszabaduló időben tudok fontosabb teendőkkel foglalkozni, legyen az egy új cikk, vagy szemléltető grafikák készítése.

nem fontos, nem sürgős feladatok

Eisenhower mátrix használata a gyakorlatban

A módszer a feladatok priorizálásában segít, így először érdemes összeírni feladatlistád, melyet később a fent leírt változók szerint a négy kategória valamelyikébe sorolhatsz be. Készíthetsz napi vagy havi bontásban is Eisenhower mátrixot, de létrehozhatsz személyes és szakmai táblákat is.

Korlátozottság

Az Eisenhower mátrix sem old meg  minden kérdést. 

A módszer felettébb egyszerű, így sok változót figyelmen kívül hagy. A fontosságon és sürgősségen kívül érdemes figyelembe vennünk többek között a feladatok összetettségét, a szükséges erőforrásokat vagy a saját hatékonyságunkat is.

Amennyiben magunkon kívül nem számíthatunk senkire az adott feladat elvégzésében, akkor a mátrix 3. doboza is értelmét veszíti.

Hogyan tudjuk ezeket a hiányosságokat korrigálni és a maximumot kihozni az Eisenhower mátrixból?

  1. Írd fel feladataidat listaszerűen egy papírra!
  2. Helyezd el a cikkben leírt módszertan szerint az egyes teendőket a mátrixban!
  3. A munkát kezdd a 2-es és 3-as feladatokkal, mivel ezeket lehet delegálni, illetve többnyire könnyű, kevésbé időigényes feladatok!
  4. Folytasd az egyszerű 1-es feladatokkal!
  5. Végezd el az összetettebb fontos, sürgős feladatok (1)!

Ezzel az apró módosítással a feladatok összetettségét és időigényét is tudjuk kezelni az Eisenhower mátrix segítségével.

A mindennapi feladatok tervezésénél nem érzem úgy, hogy hatékonyabbá tett volna az Eisenhower mátrix használata, ezért inkább havi és heti tervezésnél használom a módszert. 

Hosszabb időtávon gondolkodva több feladat gyűlik össze és sokkal gyakrabban kerülnek elő fontos, nem sürgős teendők is.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Tetszett a cikk?

Havonta küldök egy emailt válogatott könyvajánlókkal és egyedi tartalmakkal.

Érdekel mire számíthatsz? Olvass bele a legutóbbi OlvasóListába!


Hasonló cikkek

Ki az a Jordan B. Peterson?

Videóit százmilliók nézik, a legnépszerűbb videómegosztó portálon pedig több, mint kétmillióan követik. Önfejlesztő könyve, a 12 szabály az élethez világsiker. Hetekig vezette a kanadai, amerikai, francia és német sikerlistákat. Világszerte…

Steven Pressfield: A művészet háborúja

A halogatás életünk minden területén jelen van. Én például sokáig halogattam egy halogatás ellen összetett rendszert kezembe nyújtó könyv tanulságait összefoglalni, de a kötet előszavát jegyző Robert McKee is hasonlóan…

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Copyright @ 2019 Híres Norbert

Csatlakozz az olvasó
listához

Nem, nem ígérek kamu pdf e-könyvet.

Helyette:

  • Kapsz havonta egy e-mailt válogatott könyvajánlókkal.
  • Küldök egy általam gondozott listát olvasásra érdemes cikkekről.
  • Értesítelek aktuális agymenéseim online manifesztációjáról.
 
Bocsi a felugró ablakért. Én is utálom, de működik.