Hogyan oldjunk meg nagy problémákat és teszteljünk új ötleteket öt nap alatt?
Impozáns alcímmel jelent meg a Google Ventures három partnerének könyve, amely a feltett kérdés megválaszolásán kívül új alapokra helyezi a hatékony problémamegoldást és végérvényesen szakít az időrabló brainstorming meetingekkel.
A nagy problémák megoldása kreatív, sokoldalú megközelítést igényel. Legismertebb az ötletbörze (ötletroham, brainstorming) névre hallgató módszer, amely során strukturálatlan módon gyűjtjük össze a résztvevők ötleteit és közösen kiválasztunk egy nyertes megoldást.
A brainstroming azonban közel sem elég hatékony. Egy rövid időkereten belül lehetetlen minden lehetséges megoldásra gondolni, mivel ötletek eltérő ingerek hatására a nap folyamán bármikor kipattanhatnak a fejünkből.
A design sprint alternatívát nyújt a brainstorming helyett egy összetett, különféle szituációkban alkalmazható, hatékony módszerként.
A sprint lényege röviden: Problémák, célok azonosítása, megoldási alternatívák felvázolása, legjobb megoldási javaslat(ok) kiválasztása és azok tesztelése egy 5 napos időkeretben.
A sprint módszer segítségével 5 nap alatt egy olyan prototípust lehet elkészíteni, amivel felhasználói/vásárlói visszajelzések gyűjthetők. A sprinttel azelőtt tudhatjuk meg hogyan reagálnak a termékre, hogy valóban megépítenénk azt.
A sprint nem csak a digitális termékek tervezésénél használható. A szerzők szerint bármilyen összetett probléma megoldására lehet reális alternatíva a sprint módszer, beszéljünk marketing stratégiáról vagy egy új brandnév megalkotásáról.
Három elengedhetetlen eleme a sprintnek:
- Megfelelő kihívás
- Megfelelő csapat
- Idő és hely
Kellően nagy kihívás
Minél nagyobb a kihívás, annál jobb a sprint. A sprintre a résztvevők 5 napot áldoznak, ezért fontos, hogy valódi és potenciálisan nagy hatással bíró problémára találjanak megoldást.
A legjobb kihívások
- magas kockázattal rendelkeznek
- megoldásuk időigényes lenne
- nehéz elkezdeni a megoldásukat
A könyv szemléletes példákkal szolgál a megfelelő kihívások választására.
A Blue Bottle Coffee kávézólánc esetében a kihívás az interneten való kávévásárlás lehetővé tétele volt, amihez egy webshopra volt szükségük. A kihívás nagy kockázattal bírt. Ki kellett elégíteni az online vásárlók igényeit a branddel azonosított szakértelem megőrzésével.
Egy minőségi webshop lefejlesztése időigényes, ezért érdemes az előzetes igényeket felmérni. A Blue Bottle Coffee offline üzletlánc lévén nem rendelkezett kellő tapasztalattal az online kereskedelmet illetően, így a probléma megoldásának elkezdése is nehéznek bizonyult.
A megfelelő csapat
A sprint csapat megalkotásakor létfontosságú, hogy a döntési jogkörrel rendelkező személynek részt kell venni a folyamatban, vagy egy döntésre feljogosított helyettest kell kineveznie.
A döntésre jogosult személy jelenléte fontos, mert a jelenléte nélkül olyan probléma megoldását választhatja a csapat, ami a döntéshozó számára nem lényeges, így az 5 nap eredményei nem kerülnek felhasználásra.
Az ideális csapatméret 7 fő.
A sprintben mindenképp szükséges részt vennie az alábbi személyeknek:
- döntési jogkörrel rendelkező személy (CEO, product owner)
- pénzügyi szakember
- marketing szakértő
- ügyfélkapcsolatokért felelős szakember
- technológiai/logisztikai szakember
Bár csábító, hogy hasonló gondolkozású személyekkel dolgozzunk együtt a sprint során, azonban érdemes a diverzitásra törekedni, hogy különféle, lehetőleg a saját véleményünkkel ellentétes hangokkal is találkozzunk.
Javasolt a bajkeverő, mindent megkérdőjelező kollégát is a sprint csapatba invitálni, mivel kérdései új megközelítésbe helyezhetik a problémát.
Bár ideálisan 7 fős csapattal javasolt dolgozni, azonban a hétfői napra érdemes több terület szakértőjét meghívni, hogy a problémák azonosításánál minél több nézőponttal találkozhassunk.
Idő és hely
A sprint egy szuperfókuszált 5 nap, ezért érdemes a maximális hatékonyságra törekedni és a környezetet ezek szerint alakítani.
Javasolt 5 napot felszabadítani a résztvevők naptárjából, hogy csak a sprintre fókuszáljanak. A sprint ideálisan naponta 6 órát vesz igénybe, így előtte/utána lehetséges a halaszthatatlan ügyekkel foglalkozni.
A megszakítások negatívan befolyásolják a produktivitást, ezért a sprint egy elektronikus eszköz mentes 5 nap. A workshopnak helyet adó teremben tilos mobilt, laptopot, tabletet használni. Természetesen a résztvevők a termet bármikor elhagyhatják és azon kívül használhatják az eszközeiket, de a megszakítás nélküli munka érdekében a teremben mindez tilos.
Az eszközmentesség nem vonatkozik a sprinthez szorosan kapcsolódó tevékenységekhez (prototípus építése, prezentáció összeállítása).
A teremben szükség van még 2 whiteboard táblára, végtelen mennyiségű post-it cetlire, illetve a könyv végén szereplő checklistben szereplő tárgyakra.
Hétfő
A hétfői nap a tervezésről, ötletelésről szól.
Javasolt visszafelé gondolkodni, a végtermékkel, a céllal kezdeni az ötletelést. A tervezésre egy egész nap áll rendelkezésünkre, így érdemes minden lehetséges esetre gondolni, beleértve a legrosszabb végkimenetelűeket is.
Kérdezd a szakértőket
Senki sem tudja a választ minden kérdésre, ezért fontos a csapat különbözősége.
Az ajánlott 7 főn túl érdemes a hétfői napra extra szakértőket meghívni, akiknek a meglátásai, tapasztalatai hasznosak lehetnek.
„How might we…” cetlik
A problémafelvetéseket érdemes olyan kérdésekként feltenni, amire megoldást keresünk és meg tudjuk oldani azokat.
- Hogyan tudnánk növelni az eladásokat?
- Hogyan tudnánk felhasználóbaráttá tenni a honlapunkat?
A HMW cetlik elősegítik a pozitív gondolkodást, a problémákat lehetőséggé alakítják és segítenek elkötelezettnek maradni az ötletelés során, valamint könnyen rendszerezhetőek.
A hasonló cetliket érdemes csoportokba rendezni és kiválasztani a legérdekesebbeket.
A problématérkép vázolása után szükséges egy célpont meghatározása. A célpont a legnagyobb kihívással és legnagyobb lehetőséggel rendelkező része a problématérképnek.
Kedd
Míg a hétfő a problémákról szólt, addig kedden a megoldásoké a főszerep.
Villámdemók
A problémánkra sokszor már létezik felhasználható megoldás. Elképzelhető, hogy a választ nem a saját területünkön, iprarágunkban találjuk meg, ezért más területekről is érdemes ötletet meríteni.
A villámdemók során már létező megoldásokat sorolunk fel és 3 perces prezentáció keretében vázoljuk azokat.
Vázlatok, skiccek
A lehetséges megoldáslista létrehozása után a különböző megoldásokhoz különböző vázlatokat rajzolunk. A vázlatok lényege, hogy szavak nélkül át tudjuk adni a megoldás lényegét.
A skiccek elkészítéséhez a szerzők az alábbi tippekkel szolgálnak:
- Jegyzetek, problémák, célok felsorolása
- Ötletek felsorolása
- Crazy 8s módszer (8 különféle vázlatot készítsünk el 8 perc alatt és válasszuk ki a legjobbat)
- A megoldás vázolása
Szerda
Szerdán a legjobb vázlatok segítségével különböző forgatókönyveket készítünk a prototípusokhoz.
Míg az első két napon több ötletet is görgethettünk magunk előtt, addig szerdán már a prototípus megvalósításáról van szó, így az egymással összeegyeztethetetlen megoldások között választani kell.
A győztes forgatókönyv kiválasztásához egy öt lépéses módszert ajánlanak a szerzők:
- Múzeum
- Hőtérkép
- Gyors kritika
- Közvéleménykutatás
- Szuperszavazat
A módszerek a sprint kontextusából kiragadva is hasznosak és alkalamazhatóak döntési szituációkban. A leírásukkal érthetően foglalkozik a könyv, én csupán a számomra legérdekesebbeket említem meg.
A közvéleménykutatás során egy nem végleges szavazást tartunk az opciókról. Ha egy extra szavazási kört iktatunk be, akkor körvonalazódnak a valódi esélyesek, így a többi alternatívát kizárhatjuk.
A szuperszavazat is egy realista koncepció. Bár a sprint során mindenki kifejezheti gondolatát, azonban a döntéshozók szavazatai súlyozottan számítanak.
A szerda a vázlatok közötti döntésről és a forgatókönyv elkészítéséről szól. A könyv szerzői röviden a következőképp foglalják össze a nap szerepét:
Csütörtök
Kiválasztásra kerültek a legjobb skiccek, elkészült a forgatókönyv, csütörtökön pedig a prototípus megépítése következik.
A prototípussal csupán imitálni szeretnénk a végleges terméket. A csütörtök nem egy később is használható termék alapjainak elkészítéséről, hanem az ötlet validálásához szükséges prototípusról szól.
A jó prototípus
- nem túl silány minőségű, mert az interjú során visszás reakciókat váltana ki a felhasználókból
- nem túl jó minőségű, mivel egy összetett problémára való megoldást egy nap alatt nem lehet elkészíteni
A jó prototípus pont elég jó, ahhoz hogy a sprint kérdéseire választ kapjunk segítségével az interjúk során.
Egy honlap esetében a prototípus lehet például egy pár oldalas prezentáció. Komplex termékek esetében a prototípus lehet a marketing anyag elkészítése is.
Péntek
A sprint utolsó napjára a prototípus tesztelése marad. Interjúk segítségével reális képet kaphatunk arról, hogyan reagálnak a felhasználók a termékre. A levont tapasztalatok pedig válasszal szolgálhatnak a sprint kérdéseire.
Az interjúk
A szerzők szerint ideális esetben öt gondosan kiválaszott személlyel érdemes interjút végezni. Jakob Nielsen (aki több ezer ügyfélinterjút vezényelt le) arra jött rá, hogy öt interjú szükséges ahhoz, hogy a legfontosabb mintákra rájöjjünk.
Az ötödik interjú után kevés hozzáadott értéke van a többi interjúnak, cserébe nagyon sok munkát igényelnek. Ötnél kevesebb interjú pedig nem szolgál elég információval.
Az interjúalanyok kiválasztásán túl kritikus fontosságú az interjúk megfelelő lebonyolítása, amihez öt lépéses útmutatóval szolgál a könyv:
- Barátságos üdvözlés
- Kontextuskérdések
- A prototípus bemutatása
- Feladatok, amelyek a felhasználót reakcióra késztetik
- Az interjúalany gondolatainak, benyomásainak rövid összefolglalója
Bár a könyv is nagyszerűen foglalja össze az interjú levezetésének szükséges elemeit, azonban a Google Ventures alábbi videója minden további kérdésemet megválaszolta:
Tanulás az interjúkból
A sprint első négy napja aktív csapatmunkát igényelt, míg az ötödik napon a munka oroszlánrészét az interjúztató végzi. Könnyen kizökkenhet a sprintből a csapat többi tagja, ezért is fontos az interjúk aktív nyomonkövetése.
Ideális esetben pénteken a csapat az interjú helyszínétől eltérő szobában streamen keresztül követi az eseményeket. Az interjú megfigyelése során javasolt csoportként jegyzetelni, ezzel is növelve a személyes érintettséget az utolsó napon.
A csoportos jegyzetelés abból áll, hogy a csapat minden egyes tagja más fókusszal figyeli az eseményeket. Van aki az egyik sprint kérdésre fókuszál, míg más az interjúztatott személy reakcióira figyel.
Eredmények
A pénteki interjúk után az interjúztató feldolgozza a tapasztaltakat és a következő héten prezentálja azt a sprint csapat felé. Ideális esetben az interjúk segítenek megválaszolni a korábban feltett kérdéseket és bizonyítottan működő irányba viszik tovább a terméket/ötletet.
Ki profitálhat a Sprintből?
A módszer lényege értelmezésem szerint az, hogy rövid idő alatt képes ötleteket validálni vagy azok életképtelenségére rámutatni, ezáltal időt és erőforrást takarít meg a sprintet alkalmazó csapatnak.
A könyv szerző szerint a sprint azoknak való akik nagy kihívásokra szeretnének megoldást találni, azonban korlátozott erőforrásokkal rendelkeznek. A GV a legtöbb sprintet startupokkal végzi, azonban multinacionális vállalatok, nonprofit szervezet sőt iskolák is profitálhatnak és profitálnak a módszerből.
Véleményem a Sprintről
Sajnálom, hogy nem találkoztam hamarabb Jake Knapp könyvével. Sok órákon át tartó értelmetlen meetinget, meddő ötletelést spórolt volna meg a könyvben felsorolt taktikák önálló alkalmazása. A How might we notes, a Time Timer vagy a Note and Vote mind olyan technikák, eszközök, amelyek a sprint kontextusán túl is hasznosak lehetnek.
A könyv letisztult, közérthető (már-már szájbarágós) és olyan általam naponta használt platformokat hoz példának, mint a Slack, a Medium vagy épp a Google termékcsalád bármelyik eleme.
A Sprint egy problémamegoldást és gyors tesztelést segítő módszer. A könyv bemutatja a rendszer alapjait, a történetek elmagyarazzák a működését, de a szerzők sokkal többet adtak mint egy könyvet.
A könyv végén található checklistek, a kiegészítő honlap, illetve a szerzők által készített videók tovább tágítják a könyvben megismert módszert.
Egyértelműen csak ajánlani tudom a Sprint elolvasását, emellett érdemes felkeresni a The Sprint Book honlapot, illetve a Google Ventures Youtube csatornáján található videókat is javasolt böngészni.